Xem Nhiều 1/2023 #️ Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Trộn Thư (Mail Merge) Để Tạo Hợp Đồng Lao Động, Xuất Phiếu Lương Cho Nhân Viên, Thư Mời, Thông Báo,… # Top 6 Trend | 3mienmoloctrungvang.com

Xem Nhiều 1/2023 # Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Trộn Thư (Mail Merge) Để Tạo Hợp Đồng Lao Động, Xuất Phiếu Lương Cho Nhân Viên, Thư Mời, Thông Báo,… # Top 6 Trend

Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Trộn Thư (Mail Merge) Để Tạo Hợp Đồng Lao Động, Xuất Phiếu Lương Cho Nhân Viên, Thư Mời, Thông Báo,… mới nhất trên website 3mienmoloctrungvang.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

Hướng dẫn cách sử dụng trộn thư (mail merge) để tạo hợp đồng lao động, xuất phiếu lương cho nhân viên, thư mời, thông báo,…

Đăng bởi: Nguyễn Hải Tâm – Monday 13/02/2017 – 211568 lượt xem.

Mail merge – trộn thư, là tính năng hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu thời gian khi làm hợp đồng lao động, phiếu lương, thư mời, thông báo, thư cảm ơn,… và có thể in hàng loạt chỉ bằng một vài thao tác đơn giản.

Mặc dù rất hữu ích nhưng dường như rất nhiều độc giả còn chưa biết đến tính năng này. Vì thế hôm nay Webketoan sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng. Đầu tiên các bạn cần có file word mẫu đã tạo sẵn để chèn thông tin và một file excel tổng hợp những dữ liệu thay đổi.

Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn chọn Letters và chọn Next: Starting document.

Bước 3: Tiếp tục chọn Use the current document và chọn Next: Select recipients.

Bước 4: Trong Select recipients, các bạn chọn Use an existing list nếu danh sách có sẵn, các bạn có thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới. Sau đó nhấn Next: Write your letter.

Bước 5: Trong hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách (file excel) có sẵn và nhấn Open.

Ví dụ file excel để tạo hợp đồng như sau: (đây chỉ là file excel minh họa, chưa đầy đủ)

Sau đó nhấn chọn sheet chứa thông tin:

Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấn OK.

Bước 6: Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu chèn tất cả các bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source. Sau khi chọn xong các bạn nhấn OK.

Bước 7: Chọn Next: Write your letter.

Bước 8: Trong bước tiếp theo, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items.

Bước 9: Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột và nhấn Insert để chèn. Sau khi chèn xong các bạn nhấn Close để đóng lại.

Bước 10: Chèn lần lượt đến hết các trường dữ liệu vào mẫu Word có sẵn. Nhấn Next: Preview your letters.

Bước 11: Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư.

Bước 12: Để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọn Edit individual letters.

Tương tự như thế các bạn thực hiện với phiếu tính lương, thư mời, thông báo,…

Cách Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word

Trộn thư (Mail Merge) là tính năng rất hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu đáng kể thời gian chèn danh sách thông tin từ Excel vào các loại văn bản như: giấy mời, thông báo, phiếu điểm, giấy báo lương,….

Các bước trộn thư (Mail Merge) trong Word

Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn chọn

Tại Step 1: Letters

Tại Step 2: Use the current document

Tại Step 3: Use an existing list nếu danh sách có sẵn, các bạn có thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới. Sau đó nhấn Next: Write your letter.

Bước 3: Trong hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách có sẵn và nhấn Open.

Bước 4: Chọn sheet chứa dữ liệu cần sử dụng. Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấn OK

Bước 5: Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Nếu chèn tất cả các bạn chọn đánh dấu vào ô vuông cạnh Data Source.

Sau khi chọn xong các bạn nhấn OK.

Bước 6: Chọn Next: Write your letter.

Bước 7: Trong bước tiếp theo, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí cần chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items. Xuất hiện hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột và nhấn Insert để chèn.

Sau khi thực hiện thao tác chèn danh sách word của bạn sẽ có dạng hình dưới. Chọn Next: Preview your letters.

Bước 8: Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư.

Bước 9: Để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọn Edit individual letters và chọn OK tại hộp thoại Merge to New Document. 

Bước 10: Chọn Save 

Lời kết

Thông tin liên hệ 

Fanpage: Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện kinh tế và thương mại Quốc tế – Đại học Ngoại Thương

Email: tinhocmos.edu.vn@gmail.com

Hotline: 0914 444 343

Hướng Dẫn Toàn Tập Word 2022 (Phần 28): Cách Trộn Văn Bản, Trộn Thư Mail Merge

Mail Merge – trộn văn bản hay trộn thư là một tính năng hữu ích trong Microsoft Word cho phép bạn tạo nhiều thư mời, thư cảm ơn, thông báo, túi hồ sơ, thẻ tên và nhiều thông tin khác được lưu trữ trong danh sách, cơ sở dữ liệu hoặc bảng tính. Khi thực hiện một Mail Merge, bạn sẽ cần một tài liệu văn bản Word (bạn có thể bắt đầu bằng một tài liệu văn bản hiện có hoặc tạo một văn bản mới) và một danh sách người nhận, thông thường là một tập tin Workbook trong Excel – bảng tính Excel.

Cách sử dụng trộn thư – Mail Merge:

1. Mở tài liệu Word hiện có hoặc tạo một tài liệu mới.

2. Từ tab Mailings (Thư), hãy nhấp vào lệnh Start Mail Merge (Bắt đầu trộn thư) và chọn Step-by-Step Mail Merge Wizard từ ​​trình đơn thả xuống.

Hộp Mail Merge sẽ xuất hiện và hướng dẫn bạn qua sáu bước chính để hoàn tất việc hợp nhất. Ví dụ sau sẽ minh họa cách làm thế nào để tạo ra một mẫu thư và hợp nhất bức thư với một danh sách người nhận.

Bước 1

Từ ngăn tác vụ Mail Merge (Trộn thư) ở phía bên phải cửa sổ Word, chọn loại tài liệu bạn muốn tạo. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn Letters. Sau đó nhấp vào Next: Starting document (Tiếp theo: Khởi động tài liệu) để chuyển sang Bước 2.

Bước 2

Chọn Use the current document (Sử dụng tài liệu hiện có), sau đó nhấp Next: Select recipients (Tiếp theo: Chọn người nhận) để chuyển sang Bước 3.

Bước 3

Bây giờ bạn sẽ cần một danh sách địa chỉ để Word có thể tự động đặt từng địa chỉ vào tài liệu. Danh sách này có thể nằm trong một tập tin hiện có, chẳng hạn như một bảng tính Excel, hoặc bạn có thể gõ một danh sách địa chỉ mới từ trong Mail Merge Wizard.

1. Chọn Use an existing list (Sử dụng danh sách hiện có), sau đó nhấp vào Browse (Duyệt) để chọn tệp.

2. Xác định vị trí tệp tin của bạn, sau đó nhấp vào Open (Mở).

3. Nếu danh sách địa chỉ nằm trong một bảng tính Excel, hãy chọn bảng tính chứa danh sách rồi nhấp OK.

4. Trong hộp thoại Mail Merge Recipients, bạn có thể chọn hoặc bỏ chọn từng ô để kiểm soát những người nhận được bao gồm trong hợp nhất. Theo mặc định, tất cả người nhận phải được chọn. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào OK.

5. Nhấp vào Next: Write your letter (Tiếp theo: Viết thư của bạn) để chuyển sang Bước 4.

Nếu không có danh sách địa chỉ hiện có, bạn có thể nhấp vào nút Type a new list (Nhập một danh sách mới) và nhấp vào Create (Tạo), sau đó nhập danh sách địa chỉ theo cách thủ công.

Bước 4

Bây giờ bạn đã sẵn sàng để viết thư rồi đó. Khi nó được in, mỗi bản sao của bức thư về cơ bản sẽ giống nhau; chỉ có dữ liệu người nhận (như tên và địa chỉ) sẽ khác. Bạn sẽ cần thêm các placeholder phần giữ chỗ cho dữ liệu người nhận để Mail Merge biết chính xác nơi để thêm dữ liệu.

Để chèn dữ liệu người nhận:

1. Đặt điểm chèn vào tài liệu nơi bạn muốn thông tin xuất hiện.

2. Chọn một trong các tùy chọn giữ chỗ (placeholder). Trong ví dụ, chúng tôi sẽ chọn Address block (chặn địa chỉ).

3. Tùy thuộc vào lựa chọn của bạn, một hộp thoại có thể xuất hiện với các tùy chọn tuỳ chỉnh khác nhau. Chọn các tùy chọn mong muốn, sau đó nhấn OK.

4. Trình giữ chỗ sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn (ví dụ: “AddressBlock”).

5. Thêm bất kỳ trình giữ chỗ khác mà bạn muốn. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ thêm một trình giữ chỗ ở dòng chào (Greeting line) phía trên phần thân của bức thư.

6. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào Next: Preview your letters (Tiếp theo: Xem trước thư của bạn) để chuyển sang Bước 5.

Đối với một số bức thư, bạn chỉ cần thêm một Address block và Greeting line. Nhưng bạn cũng có thể thêm nhiều trình giữ chỗ hơn (như tên người nhận hoặc địa chỉ) trong phần thân của bức thư để cá nhân hóa hơn nữa.

Bước 5

1. Xem trước các chữ cái để đảm bảo thông tin từ danh sách người nhận xuất hiện chính xác trong bức thư. Bạn có thể sử dụng mũi tên cuộn trái và phải để xem từng phiên bản của tài liệu.

2. Nếu mọi thứ trở nên chính xác, hãy nhấp vào Next: Complete the merge (Tiếp theo: Hoàn tất hợp nhất) để chuyển sang Bước 6.

Bước 6

1. Nhấp vào Print (In) để in thư.

2. Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Quyết định xem bạn có muốn in tất cả thư, tài liệu hiện tại (hồ sơ), hoặc chỉ một nhóm chọn, sau đó nhấn OK. Trong ví dụ, chúng tôi sẽ in tất cả.

3. Hộp thoại Print (In) sẽ xuất hiện. Điều chỉnh cài đặt in nếu cần, rồi nhấn OK. Các tài liệu sẽ được in.

Cách Viết Thư Cá Nhân Để Cảm Ơn, Xin Lỗi, Thông Báo…

Trong đời sống giao tiếp của mọi người thì thư đã trở thành một phần phổ biến và vô cùng quan trọng. Thư có nhiều dạng tuy nhiên sẽ luôn có cấu trúc chung.

1. Cấu trúc một bức thư bằng tiếng Anh

1.1. Heading

Heading hay còn gọi là tiêu đề chính là phần tên của bức thư mà bạn muốn gửi

1.2. Inside address

Địa chỉ bên trong (Phần này thông thường chỉ dùng trong thư công việc mà không sử dụng trong thư thân mật) bao gồm như sau:

– Thông tin người viết: Địa chỉ, điện thoại, fax hay địa chỉ hòm thư (e-mail) được đặt đầu thư, ở chính giữa hoặc ở bên phải bức thư. Bạn nên tránh dùng tên riêng trừ khi đây là thư từ cá nhân bởi vì khi viết thư giao dịch, người viết thường dùng tên công ty của họ.

– Ngày tháng năm: Thư bằng tiếng Anh bạn nên chú ý khi viết phần ngày tháng năm. Người Anh sẽ viết ngày trước tháng sau (04/ 02/ 2000) còn người Mỹ thì ngược lại, viết tháng trước ngày sau (02/ 04/ 2000). Để tránh hiểu nhầm bạn nên viết đầy đủ thứ ngày tháng năm như : 5 February 2017 hoặc February 2nd, 2017. Cách viết trên không chỉ tránh được nhầm lẫn mà còn thể hiện sự lịch sự hơn cách chỉ dùng số.

– Tên và địa chỉ người nhận: Cách trình bày tên, chức danh, tên của công ty, và địa chỉ giao dịch của đối tác (người nhận) giống với cách bạn trình bày thông tin của bạn ở đầu thư. Lưu ý, những thông tin về người nhận được đặt ở bên trái bức thư hay vì bên phải hay chính giữa

– Cách viết lời xưng hô, lời chào đầu thư bằng tiếng Anh

Ví dụ: Dear Mr. Smith, Dear Mrs. Smith, Dear Miss Smith,  Dear Ms. Smith

Khi chưa rõ người nhận, bạn có thể viết : Dear Sir/Madam

1.3. Body

Đầu tiên bạn đưa ra lý do viết thư, có thể trình bày theo các cách viết như sau:

– I am writing this letter to inform you that… ( Tôi viết thư naỳ để thông báo với anh/chị rằng…)

To confirm…(để xác nhận)

To request about …(để yêu cầu)

– I would like to inform you that…(Tôi muốn thông báo với anh/chị rằng…)

– In reply to your request…(Tôi xin trả lời yêu cầu của anh/chị…)

Cách viết của trường hợp muốn đề cập nội dung email trước đó

:

– Thanks for your prompt reply (Cảm ơn vì phản hồi sớm của anh/chị)

– According to our meeting yesterday…(Theo như cuộc họp của chúng ta ngày hôm qua…)

– Based on our previous conversation… (Dựa trên cuộc hội thoại trước…)

Trường hợp muốn đề nghị hay yêu cầu vấn đề

:

– We look forward to receiving…(Chúng tôi mong chờ nhận được…)

– Could you please send me…(Anh/chị vui lòng gửi cho tôi…)

– I would like to receive…(Tôi muốn nhận…)

– I would be grateful if you could …(Tôi lấy làm biết ơn nếu anh/chị có thể…)

– Could you please provide me…(Anh/chị có thể cung cấp cho tôi…)

– I would like to request you to…( Tôi muốn yêu cầu anh/chị…)

Trường hợp thông báo

:

– I am pleased to announce that…(Tôi rất vui khi thông báo rằng…)

– I would like to inform that…(Tôi muốn thông báo rằng…)

– You will be pleased to learn that…(Anh/chị sẽ rất vui khi biết được rằng…)

– I am afraid it would not be possible that…(Tôi e là không thể…)

– I would like to express my dissatisfaction with…(Tôi muốn bày tỏ sự không hài lòng của tôi với…)

Trường hợp đưa ra lời đề nghị giúp đỡ

:

– Would you like me to…? (Anh/chị có muốn tôi…?)

– Please do not hesitate to ask/ contact me…(Đừng ngần ngại hỏi/liên hệ với tôi…)

Trường hợp đưa ra lời hứa hẹn

:

– I will contact you again  (Tôi sẽ liên lạc với anh/chị lần nữa)

– I will reply you as soon as possible   (Tôi sẽ trả lời anh/chị ngay khi có thể)

– Please contact me soon  (Vui lòng liên lạc với tôi sớm)

Trường hợp thông báo về file đính kèm và kết thúc nội dung

:

– Thanks for your help/ consideration   (Cảm ơn sự giúp đỡ/xem xét của anh/chị)

– Please find attached…( Vui lòng tìm…)

– Please see the enclosed file of… (Vui lòng xem file đính kèm …)

Trường hợp cảm ơn

:

– I was thrilled to receive your gift!…  (Tôi đã rất sung sướng khi nhận được món quà của bạn)

– I do not know how to express my thanks…  (Tôi không biết phải cám ơn bạn như thế nào)

- It made me happy to…  (Nó khiến tôi rất hạnh phúc…)

– I really appreciate your (gift / assistance)… (Tôi thực sự cảm kích khi nhận được (món quà/sự giúp đỡ) của bạn)

– There are no words to show my appreciation!  (Không có lời nào có thể diễn tả được sự cảm kích của tôi!)

Trường hợp xin lỗi

:

– I wanted to write you a letter to apologize for what I did. (Tôi muốn viết lá thư này để xin lỗi về những gì tôi đã làm)

– Please accept my sincere apology for… (Làm ơn chấp thuận lời xin lỗi chân thành của tôi vì…)

I apologize for…

I am deeply sorry for…

I really owe you an apology for…

I’m sorry about…

I would like to…

I hope…

I promise…

We are happy to offer you…

I look forward to

Could we make another…?

1.4. Complimentary close

Phần cuối thư bạn có thể sử dụng một số mẫu câu như sau :

– We are looking forward to hearing from you  (Chúng tôi mong chờ tin của bạn)

– Best regards  (Thân ái)

– Your sincerely   (Trân trọng)

Nếu bức thư có đính kèm tài liệu, bạn có thể viết cuối thư ghi chú về số lượng tài liệu gửi kèm. Ví dụ: Enc : 2..

Cuối cùng là thêm chữ ký và họ tên đầy đủ của người viết. Tùy thể loại thư, bạn sẽ có cách diễn đạt khác nhau.

2. Một số lưu ý

– Không được viết tắt trong thư : Phải viết đầy đủ I am, I have seen, I do not , I will,… không được viết I’am, I’ll, I don’t, I’ve seen

– Không nên sử dụng từ địa phương, tiếng lóng, các từ thân mật

Ví dụ: wanna, kid, dad, mate… trừ các bức thư đã quá thân mật

– Dù thái độ bức thư như thế nào vẫn phải dùng Dear ở đầu thư và dùng please khi muốn yêu cầu

– Hãy viết cho ngắn gọn, xúc tích nhưng đủ ý. Câu văn đầy đủ chủ vị và ý nghĩa.

– Dùng chính xác các loại dấu chấm câu và hạn chế dùng hoặc tuyệt đối không dùng dấu chấm than (!)

– Bạn nên chú ý phân biệt ở cuối thư  bằng tiếng anh như :

Regards, Best Regards : hai cách này dùng thông dụng trong nhiều tình huống

Sincerely Yours : dùng trong thư xin việc, thư khiếu nại, thư mời vì mang nghĩa “chân thành”

Faithfully Yours : là cách viết dùng trong thư trả lời của nhà cung cấp cho khách hàng, vì nó mang nghĩa “trung thành”

Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Trộn Thư (Mail Merge) Để Tạo Hợp Đồng Lao Động, Xuất Phiếu Lương Cho Nhân Viên, Thư Mời, Thông Báo,… trên website 3mienmoloctrungvang.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!