Top 13 # Chức Năng Data Validation Trong Excel / 2023 Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 11/2022 # Top Trend | 3mienmoloctrungvang.com

Hướng Dẫn Giới Hạn Dữ Liệu Trong Excel (Hướng Dẫn Sử Dụng Chức Năng Data Validation Trong Excel) / 2023

Chức năng Data Validation của Excel cho phép bạn thiết lập các quy tắc nhất định để giới hạn những gì được nhập vào một ô. Ví dụ: nhập vào ô có giá trị từ 0 đến 10, chỉ nhập vào ô dạng số, chỉ nhập vào ô dạng ngày, chỉ được phép nhập 10 ký tự… Khi thiết lập những quy tắc này, nếu người sử dụng nhập vào giá trị nằm ngoài giới hạn, sẽ hiển thị tin nhắn báo lỗi do bạn tạo ra.

Bước 1: Chọn ô hoặc cột/ hàng mong muốn

Bước 2: Vào thẻ Data → chọn Data Validation

Bước 3: Hộp thoại Data Validation xuất hiện

Bước 4: Thiết lập kiểu dữ liệu nhập

Any Value: Kiểu dữ liệu bất kỳ

Whole Number: Dữ liệu dạng số tự nhiên

Decimal: Dữ liệu dạng số thập phân

List: Dữ liệu được lựa chọn theo danh sách cho sẵn (bạn có thể tham khảo chức năng này ở bài viết Hướng dẫn tạo danh sách lựa chọn trong Excel (tạo drop down list))

Date: Dữ liệu dạng ngày tháng

Time: Dữ liệu dạng thời gian

Text Length: Giới hạn độ dài ký tự nhập vào (số các ký tự có thể nhập)

Custom: Người dùng tự tạo giới hạn bằng cách nhập công thức (việc tự tạo giới hạn rất phức tạp, bạn chỉ cần chọn 1 trong các lựa chọn trên là có thể các nhu cầu cơ bản rồi)

Bước 5: Thiết lập kiểu giới hạn

Sau khi lựa chọn kiểu dữ liệu, bạn có thể giới hạn giá trị nhập theo các lựa chọn:

between: khoảng giá trị (từ bao nhiêu đến bao nhiêu)

not between: không thuộc từ bao nhiêu đến bao nhiêu

greater than or equal to: lớn hơn hoặc bằng

less than or equal to: nhỏ hơn hoặc bằng

Bước 6: Thiết lập giá trị biên

Ví dụ, mình chọn kiểu dữ liệu Whole number, kiểu giới hạn between → hộp thoại sẽ cho phép bạn nhập giá trị biên

Minimum: giá trị nhỏ nhất

Maximum: giá trị lớn nhất

Với ví dụ như hình, mình chọn Allow kiểu Whole number → Data kiểu between → Min là 1, Max là 10 → ô/hàng/cột Excel được thiết lập sẽ cho phép nhập các giá trị số tự nhiên, với điều kiện lớn hơn 1 và nhỏ hơn 10.

Bước 7: Thiết lập thông báo hướng dẫn

Vẫn ở hộp thoại Data Validation, bạn chọn thẻ Input Message → nhập thông tin về tiêu đề hướng dẫn, tin nhắn hướng dẫn.

Kết quả bảng tính Excel của bạn sẽ show tin nhắn ở ô dữ liệu bạn vừa thiết lập

Bước 8: Thiết lập thông báo lỗi

Chọn thẻ Error Alert → chọn Style (ở đây mình chọn Stop ra biểu tượng x đỏ, nếu bạn chọn style Warning sẽ ra biểu tượng ! màu vàng, còn style Information sẽ ra biểu tượng chữ i màu xanh) → điền tiêu đề lỗi và thông báo lỗi.

Kết quả, nếu người sử dụng nhập sai dữ liệu, hệ thống sẽ hiện thông báo lỗi như bạn đã thiết lập:

Kiểm Soát Dữ Liệu Nhập Với Data Validation Trong Excel / 2023

Để dữ liệu đó có thể được giới hạn trong một phạm vi nào đó, có thể là số nguyên, số thập phân, ngày, giờ, trong danh sách sẵn có hoặc chuỗi có độ dài xác định. Khi đó chức năng Data Validation sẽ giúp nhập liệu một cách chính xác theo yêu cầu, hạn chế sai sót. Các bước thực hiện:

Chọn vùng dữ liệu dữ liệu cần kiểm soát.

Tab : cho phép thiết lập về điều kiện nhập liệu trong Validation criteria. Tuỳ vào yêu cầu kiểm soát mà chọn trong danh sách bên dưới Allow. Mặc định ban đầu cho phép nhập bất cứ kiểu dữ liệu nào vào trong ô (Any value). Để thay đổi theo ý muốn, phải chọn trong danh sách thả xuống của Validation criteria, có các lựa chọn: Whole number, Decimal, List, Date, Time, Text lenght, Custom.

Whole number: chức năng này chỉ cho phép nhập dữ liệu là số nguyên. Nếu nhập số thập phân, chuỗi,… sẽ bị báo lỗi. Khi chọn Whole number, chức năng Data xuất hiện cho phép thiết lập phạm vi giá trị nhập.

Between (not between): chỉ cho phép nhập giá trị trong một phạm vi xác định (hoặc ngoài phạm vi xác định). Ví dụ điểm thi phải nằm trong phạm vi từ 0 đến 10, tháng trong năm từ 1 đến 12… trong đó:

Minimum: giá trị giới hạn nhỏ nhất khi nhập dữ liệu.

Maximum: giá trị giới hạn lớn nhất khi nhập dữ liệu.

Ignore blank: bỏ qua ô trống (không xét điều kiện nhập dữ liệu khi ô trống).

Clear All: huỷ bỏ tất cả.

Equal to (not equal to): chỉ cho phép nhập một giá trị xác định (hoặc ngoài giá trị xác định). Giá trị xác định đó được khai báo trong Value và có thể là giá trị cố định bằng cách nhập trực tiếp hoặc có thể thay đổi được bằng cách sử dụng hàm hoặc công thức.

Greater than (Greater than or equal to): chỉ cho phép nhập giá trị lớn hơn (hoặc lớn hơn hay bằng) giá trị giới hạn chỉ định. Giá trị giới hạn đó được khai báo trong Minimum và có thể là giá trị cố định bằng cách nhập trực tiếp hoặc có thể thay đổi được bằng cách sử dụng hàm hoặc công thức. Ngược lại với trường hợp này là less than (less than or equal to).

Decimal: chỉ cho phép nhập liệu là số nguyên hoặc số thập phân. Cách thực hiện tương tự đối với Whole number.

List: chỉ cho phép nhập dữ liệu từ một danh sách sẵn có. Danh sách này có thể được nhập trực tiếp, từ một vùng trong sheet, từ tên (Name) vùng sẵn có hoặc từ file khác.

Danh sách nhập trực tiếp: gõ danh sách trực tiếp trong Source, mỗi phần tử được ngăn cách bởi dấu phẩy.

Danh sách nhập từ một vùng trên bảng tính: chọn vùng danh sách trên bảng tính, địa chỉ danh sách sẽ hiện ra trong Source. Với cách này, vùng danh sách phải cùng nằm cùng sheet với những ô cần nhập. Nếu muốn sử dụng vùng danh sách ở sheet khác thì phải đặt tên cho vùng đó, khi đó Source sẽ hiển thị tên vùng.

Hạn chế của chức năng List là không tự động tìm đến phần tử cần tìm trong danh sách khi gõ ký tự đầu tiên. Vì vậy, với danh sách nhiều đối tượng việc tìm sẽ mất nhiều thời gian.

Date: chức năng này chỉ cho phép nhập giá trị ngày, việc điều khiển miền giá trị nhập giống như đối với Whole number.

Text length: Cho phép nhập dữ liệu là chuỗi có độ dài xác định, việc thiết lập chiều dài chuỗi nhập giống như đối với Whole number.

Tab Input Message: cho phép hiển thị thông tin nhập dữ liệu khi di chuyển chuột vào ô, từ đó định hướng cho công việc nhập dữ liệu.

Show input message when cell is selected: bật /tắt chế độ hiển thị thông báo khi ô được chọn.

Title: tiêu đề của thông báo.

Input message: nội dung thông báo.

Tab Error Alert: khi ô đã được đặt chế độ Data validation, nếu người dùng nhập liệu không đúng quy định thì Excel sẽ bị thông báo.

Show error alert after invalid data is selected: bật (tắt) chế độ hiển thị cảnh báo sau khi dữ liệu được nhập vào ô.

Style: kiểu cảnh báo, gồm Stop (dừng lại), Warrning (cảnh báo), Information (thông tin).

Title: tiêu đề hộp thông báo.

Error message: nội dung thông báo.

Các thao tác với Worksheet

Chèn thêm worksheet vào workbook, có thể thực hiện các cách sau:

Xóa worksheet khỏi workbook, có thể thực hiện các cách sau:

Nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa trên thanh sheet tab, chọn Delete, xác nhận xóa chọn Delete.

Sắp xếp worksheet trên workbook, có thể thực hiện các cách sau:

Chọn tên sheet cần sắp xếp, drag đến vị trí mới.

Cách Giới Hạn Giá Trị Nhập Bằng Data Validation Excel / 2023

Khi làm việc với những con số trên Excel đôi khi bạn sẽ không tránh khởi trường hợp nhập nhầm số liệu. Điều này sẽ làm ảnh hưởng tới kết quả, độ chính xác của toàn nội dung. Để hạn chế sự nhầm lẫn có thể xảy ra khi nhập số liệu trên Excel, người dùng có thể sử dụng tính năng Data Validation trên Excel.

Cách đặt giới hạn nhập số liệu trên Excel

Bước 2:

Xuất hiện bảng mới để nhập thiết lập giới hạn giá trị cho nội dung số liệu Exccel. Trong tab Settings người dùng sẽ tiến hành thiết lập nội dung. Nhấn vào mục Allow sẽ có các mục lựa chọn trong danh sách như Whole number chỉ nhập số nguyên, List nhập giá trị trong danh sách cho sẵn, Date giới hạn dữ liệu ngày tháng.

Between (not between): giới hạn nằm giữa 1 khoảng giá trị nào đó, ví dụ nằm trong khoảng từ 1 đến 100. Trong đó Minimum là giới hạn giá trị nhỏ nhất, Maximum là giới hạn giá trị lớn nhất.

Equal to (not equal to): bằng 1 giá trị xác định.

Greater than, less than: lớn hơn (nhỏ hơn) một giá trị xác định

Greater than or equal to, less than or equal to: lớn hơn (nhỏ hơn) hoặc bằng một giá trị xác định.

Chẳng hạn ở đây tôi sẽ chọn Between (not between) thiết lập giới hạn dữ liệu trong một khoảng xác định. Minimum tôi nhập là 500.000 còn Maximum nhập là 4.000.000. Nhấn OK để tiếp tục.

Bước 3:

Chuyển sang tab Error Alert, phần Title hãy nhập tên thông báo và Error message nhập nội dung thông báo lỗi tới người dùng đươc biết. Nếu muốn bạn có thể thay đổi kiểu icon thông báo lỗi tại Style. Nhấn OK để hoàn thành.

Bước 5:

Để xóa toàn bộ những thiết lập giới hạn nhập số liệu trên Excel chúng ta cũng mở Data Validation theo hướng dẫn trên rồi nhấn vào nút Clear All để xóa toàn bộ nội dung. Như vậy người sẽ không gặp bất cứ thông báo lỗi nào khi nhập số liệu trên Excel.

Như vậy với Data Validation trên Excel, chúng ta có thể kiểm soát tốt hơn nội dung số liệu nhập trên Excel. Người dùng cần lưu ý Data Validation sẽ giới hạn khi giá trị được nhập trực tiếp trên bàn phím, không áp dụng khi nhập gián tiếp bằng công thức.

Sử Dụng Hàm Chức Năng Concat Trong Excel / 2023

Lượt Xem:1231

Hôm nay Excel Online giới thiệu cho bạn chức năng Excel Concat, được giới thiệu trong Excel 2016, thay thế hàm Concatenate cũ .

Hàm Concat có thể chấp nhận phạm vi ô (cũng như các ô hoặc giá trị đơn) làm đối số, trong khi hàm Concatenate chỉ có thể chấp nhận các ô hoặc giá trị đơn lẻ.

Chức năng Excel Concat và chức năng Textjoin đều nối các chuỗi văn bản với nhau.

Sự khác biệt giữa hai hàm này là hàm Textjoin có thể chấp nhận một dấu tách được chèn vào giữa các chuỗi văn bản riêng lẻ, trong khi hàm Concat có thể không.

Hàm CONCAT của Excel nối với nhau một chuỗi các chuỗi văn bản được cung cấp vào một chuỗi văn bản kết hợp.

trong đó đối số văn bản là một hoặc nhiều chuỗi văn bản (hoặc mảng chuỗi văn bản) mà bạn muốn kết hợp với nhau.

Hàm Concat có thể xử lý tới 254 đối số văn bản .

Kết quả của hàm Concat không được vượt quá 32,767 ký tự.

Mỗi đối số văn bản được cung cấp có thể là một mảng các chuỗi / giá trị văn bản hoặc một chuỗi / giá trị văn bản.

Chức năng Concat lần đầu tiên được giới thiệu trong Excel 2016 và do đó không có sẵn trong các phiên bản trước của Excel. Nó cũng không có sẵn trong Excel 2016 cho Mac. Nếu bạn có phiên bản Excel hoặc Mac cũ hơn, hãy sử dụng chức năng Concatenate thay thế.

Ví dụ 1 – Ghép nối văn bản đơn giản

Cột D của bảng tính sau đây cho thấy hai ví dụ đơn giản về hàm Concat.

Nếu bạn muốn nối ngày tháng trong Excel, bạn cần phải cẩn thận rằng ngày tháng và thời gian thực sự được lưu trữ dưới dạng số đơn giản trong Excel và nếu bạn nhập ngày hoặc thời gian trực tiếp vào hàm Concat, số cơ bản sẽ xuất hiện trong văn bản kết quả chuỗi, thay vì ngày hoặc giờ thực tế.

Một khoảng trống bổ sung và chuỗi văn bản bổ sung “, DOB:” đã được sử dụng trong hàm Concat, để phân tách các giá trị trong các ô A2-C2.

Hàm văn bản đã được sử dụng để chuyển đổi giá trị ngày tháng trong ô C2 thành một chuỗi, sử dụng định dạng ngày “mm / dd / yy”.

(Các kiểu định dạng ngày tháng và thời gian được giải thích thêm trong trang Định dạng số tùy chỉnh Excel ).

Xem trang web Microsoft Office để biết thêm các ví dụ về hàm Excel Concat.

Nếu bạn gặp lỗi từ chức năng Excel Concat, đây có thể là một trong những điều sau đây:

#GIÁ TRỊ!- –Xảy ra nếu kết quả của hàm Concat vượt quá 32.767 ký tự.

#TÊN?- –Xảy ra nếu bạn đang sử dụng phiên bản Excel cũ hơn (trước năm 2016), điều đó không hỗ trợ chức năng Concat.